Hoe lang moet je een offerte bewaren?
Offertewegwijzer
Heb je je al eens afgevraagd of je alle offertes die je uitbrengt moet bewaren? En wat áls je die gewoon wilt bewaren? Mag dat dan of gooit de AVG daar roet in het eten?
Wat is alweer een offerte?
De wet kent de term offerte niet, maar spreekt over een aanbod. De potentiële klant kan dat aanbod aanvaarden en er is dan sprake van een overeenkomst. Dus elke offerte is ook gewoon volgens de wet een aanbod. Meestal bestaat een offerte uit een offertebrief met bijlagen zoals de algemene voorwaarden, specificaties, bedrijfsbrochure, enz.. Soms is er alleen sprake van een prijsopgave via de e-mail. Maar óók zo’n prijsopgave is een aanbod.
Een offerte wordt aanvaard
Mooi. Je hebt een overeenkomst en kunt dus de opdracht gaan uitvoeren. Op dat moment maakt jouw offerte deel uit van je verkoopadminstratie en die maakt weer deel uit van je basisadminstratie. En daarvoor geldt volgens de belastingwet een bewaarplicht van zeven jaar. Maar geldt dat ook als de offerte wordt afgewezen?
De offerte wordt afgewezen
Rechten en plichten. Als ondernemer moet je inzage hebben in je eigen rechten en verplichtingen. Dus moet je ook kunnen weten wat er is geoffreerd en of dat is afgewezen, aanvaard of dat er niet is gereageerd. Commercieel gezien. Ook commercieel gezien wil je waarschijnlijk ‘vastleggen’ welk aanbod je wanneer aan wie gedaan hebt. Stel, dat dezelfde klant over een tijd weer opnieuw een offerte aanvraagt… dan wil je weten wat je eerder hebt voorgesteld. Bovendien wil je misschien voor een goede bedrijfsvoering achteraf analyses kunnen maken. Dus? Dus al met al genoeg redenen om óók afgewezen offertes te bewaren.
Tip. Ons advies is om ook hier de zeven jaar bewaartermijn te hanteren.
Nog een extra reden: urencriterium
Een offerte maken kost veel tijd. Eerst heb je een verkoopgesprek, je bedenkt een oplossing voor de klant en misschien moet je nog allerlei berekeningen maken. En daarna moet je nog een goede offerte samenstellen en deze bespreken. Wil je kunnen aantonen dat je aan het urencriterium voldoet? Dan leg je al deze werkzaamheden vast in je urenregistratie. Stelt de belastinginspecteur daar ooit vragen over, dan kun je met de bewaarde offertes de gewerkte uren ook aantonen.
Wat zegt de AVG?
De Algemene Verordening Gegevensverwerking zegt dat je persoonsgegevens net zo lang mag bewaren als het nodig is voor het doel waarvoor u deze heeft gebruikt. Als een offerte is afgewezen zou je dus de offerte moeten vernietigen of anonimiseren. Maar … de AVG is een algemene wet en de Belastingwet is een bijzondere wet en die gaat voor op de AVG.
Tip. Bewaar dus alle offertes zeven jaar in je verkoopadministratie
Na zeven jaar. Formeel gezien moet je dus elk jaar een moment kiezen om uw administratie op te schonen. Offertes e.d. die persoonsgegevens bevatten en ouder zijn dan zeven jaar moet je dan vernietigen. Zowel de digitale gegevens als de papieren dossiers.
Bewaar aanvaarde en afgewezen offertes en offertes waar je geen reactie op heeft gehad zeven jaar in je (verkoop)-administratie. Je kunt dan altijd terugvinden wat je wie en wanneer hebt geoffreerd én je houdt de Belastingdienst tevreden.
Afbeelding van MasterTux via Pixabay