Als de klant inkoopvoorwaarden heeft – Battle of forms …
Offertewegwijzer
Jij hebt een offerte uitgebracht en netjes je algemene voorwaarden toegevoegd. Mooi! Maar wat nu als de klant vervolgens zijn inkoopvoorwaarden presenteert? Een battle of forms ligt op de loer.
Jouw algemene voorwaarden
Je stuurt eigenlijk altijd je algemene voorwaarden, verkoopvoorwaarden of leveringsvoorwaarden met je offerte mee. Wat je daar zoal in op moeten en waar je overal aan moet denken schreven we al in het artikel “Offerte en algemene voorwaarden – die moet je weten”.
De inkoopvoorwaarden van de klant
Het kan echter ook heel goed zijn, dat de klant weliswaar je offerte accepteert, maar alleen onder zijn inkoopvoorwaarden. Wat zijn dan de gevolgen?
Voorbeeld. In jouw voorwaarden staat bijvoorbeeld: “Voor elke termijnbetaling geldt een betalingstermijn van 14 dagen”. Na één maand heb je nog geen betaling ontvangen, dus je trekt aan de bel. De klant wijst op zijn inkoopvoorwaarden waarin een betalingstermijn van 60 dagen staat. Dat is balen… Moet je dat grote bedrag maar liefst 2 maanden voorschieten… Of niet?
De klant moet expliciet jouw voorwaarden afwijzen
Dit staat in de wet. De klant kan niet zomaar bij de ondertekende voorwaarden zijn inkoopvoorwaarden meesturen. Hij moet jouw voorwaarden expliciet afwijzen. Dat staat zo in de wet (art 6:225 Burgerlijk Wetboek). Daar staat letterlijk in:
“Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen”.
Oftewel vrij vertaald:
“Verwijs jij in je offerte naar jouw voorwaarden en de klant bij het aanvaarden van jouw offerte naar zijn voorwaarden? Dan zijn de voorwaarden van de klant niet van toepassing als hij jouw algemene voorwaarden niet uitdrukkelijk van de hand heeft gewezen”.
Het volstaat dus niet om zomaar de inkoopvoorwaarden met de ondertekende offerte mee te sturen. De klant moet echt in de begeleidende brief of e-mail of in een apart schrijven aangeven dat hij jouw voorwaarden afwijst.
Voorwaarden afwijzen. Op deze wijze worden algemene voorwaarden vaak afgewezen:
“Middels deze brief wijzen wij de door u van toepassing verklaarde algemene (leverings)voorwaarden uitdrukkelijk van de hand. In plaats daarvan zullen bijgaande algemene (inkoop)voorwaarden treden”.
Een of enkele bepalingen afwijzen. De klant kan ook een of meerdere bepalingen uit jouw algemene voorwaarden afwijzen. Dat gebeurt vaak als volgt:
“Middels deze brief wijzen wij de volgende bepaling in uw (leverings)voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijzen: ……………………………………………… In plaats zal de volgende bepaling uit onze algemene (inkoop)voorwaarden treden: ……………………………………………………”
De klant zijn inkoopvoorwaarden zijn pas van toepassing, als hij jouw algemene voorwaarden expliciet heeft afgewezen.
Moet je dat accepteren?
Nee, natuurlijk niet. Dat mag uiteraard wel, maar het hoeft niet. Je kunt wederom de laatst van toepassing verklaarde voorwaarden (of bepalingen) van de klant afwijzen en die van jou weer van toepassing verklaren. Dat wordt wel een de ‘battle of forms’ genoemd. Het is echter maar de vraag of daar je iets mee opschiet. Tenslotte loop je de kans dat dat je order mist en dat wil je niet.
Battle of forms - wat te doen?
Krijg je te maken met een battle of forms, dan is het meestal het verstandigst om met de klant aan tafel te gaan zitten. Check wat de verschillen zijn en bepaal wat uit de inkoopvoorwaarden voor jou wel en niet acceptabel is. Vraag de klant naar waar hij uit jouw voorwaarden problemen mee heeft.
Vervolgens zul je hierover moeten onderhandelen. Opnieuw zul je van tevoren moeten weten wat je wel en niet wilt accepteren. Tijdens de onderhandeling probeer je het maximale eruit te halen. Laat je niet zomaar door de ‘macht van de klant’ uit het veld slaan.
Wilt de klant zijn inkoopvoorwaarden van toepassing verklaren, dan zal hij jouw verkoopvoorwaarden expliciet van de hand moeten wijzen. Om een battle of forms te voorkomen kun je vervolgens het beste over de verschillen of over de heikele punten gaan onderhandelen.