Geheimhoudingsverklaring: jouw ideeën blijven van jou!
Offertewegwijzer
Een klant stapt met jouw offerte naar een ander en vraagt wat hij daar moet betalen… Oké, you win some en you lose some .... Maar met een geheimhoudingsverklaring voorkom je dat die ander jouw ideeën en adviezen gaat gebruiken.
De order naar een ander
Een offerte is nooit zo maar een prijsopgave. De klant is op zoek naar iets. Hij heeft een probleem of heeft een goed idee. En jij bedenkt dan de oplossing en biedt hulp. Je maakt een sterke offerte en toch gaat de ander gaat met jouw verhaal aan de haal.
Geheimhoudingsverklaring - hoe groot is het probleem?
Soms moet je behoorlijk wat tijd in een offerte steken. Dan is het jammer als de order naar een ander gaat. Maar wat nu als je voor de offerte eerst een grootschalige probleemanalyse moet maken? Jij bedenkt een innovatieve oplossing en de klant stapt met jouw oplossing naar een ander en vraagt wat hij er dáár voor moet betalen. Of je moet eerst een duur ontwerp maken dat een ander dan gaat uitvoeren. Dus denk aan zaken als:
- grote probleemanalyses én oplossingen;
- creatieve en innovatieve ideeën;
- tekeningen en schetsen;
- modellen;
- technische uitvindingen.
Weg order. Weg idee. Weg tijd. Dat wil je graag voorkomen. Hoe doe je dat?
De juridische kant
Jouw unieke ideeën, tekeningen, oplossingen, modellen en uitvindingen zijn en blijven altijd van jou. Het is vaak alleen lastig om ze te beschermen. Daar zijn een aantal mogelijkheden voor:
- een extra bepaling in de offerte;\
- een bepaling in je algemene voorwaarden;
- © copyright;
- een geheimhoudingsverklaring (Non Disclosure Agreement – NDA).
Voorkomen dat een klant met jouw ideeën e.d. naar een ander stapt is echter nooit 100% te voorkomen.
Neem een extra bepaling op
Leg in je offerte vast dat alle informatie vertrouwelijk is. Is het van groot belang, vermeld het dan in je offertebrief en anders in de bijgaande uitvoeringsvoorwaarden én in je algemene voorwaarden. Belangrijk is dat je het duidelijk met je klant afspreekt en niet ergens in de kleine lettertjes wegstopt.
Voorbeeld. “Partijen zullen alle vertrouwelijke informatie geheimhouden”.
De copyright – het auteursrecht
Auteursrecht. Het auteursrecht is het exclusieve recht van de maker van een werk, bijvoorbeeld een tekening, een model of een uitvinding om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen. Dit auteursrecht (copyright) rust bij jou als maker. Jij hebt het alleenrecht om het werk te exploiteren en kan voorwaarden stellen aan diegenen die iets met het werk willen doen. Tip. Zet dus bij alle tekeningen, modellen, uitvindingen, merknamen e.d. in je offerte © 2017. Het merkenrecht. Je eigen bedachte merknamen zijn en blijven ook van jou. Om meer zekerheid te hebben, kun je je merknaam beschermen door het te registeren bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE).
De geheimhoudingsverklaring (Non Disclosure Agreement – NDA)
Je kunt vooraf aan de offerte met de klant geheimhouding overeenkomen. Daarvoor stel je een geheimhoudingsverklaring, oftewel een Non Disclosure Agreement (NDA) op. Die voeg je dan als bijlage aan de offerte toe. Verwijs in de offerte naar deze NDA.
Voorbeeld. “Alle informatie in deze offerte is vertrouwelijk en valt onder het NDA [referentienummer en datum] zoals overeengekomen op [datum].”
Vermeld deze NDA als bijlage in de offertebrief.
Voorbeeld. “Bijlagen: Uitvoeringsvoorwaarden, NDA en bedrijfsbrochure.”
Nog enkele tips
- Heb je regelmatig met grote probleemanalyses e.d. te maken? Laat dan een jurist een NDA opstellen en voeg die aan je offertes toe.
- Het is sowieso slim om belangrijke juridische aspecten door een jurist te laten checken.
- Vraag hier een model geheimhoudingsverklaring aan.
Je kunt nooit helemaal voorkomen dat een klant met jouw ideeën en oplossingen naar een ander stapt. Je kunt wel de kans verkleinen door een geheimhoudingsverklaring onderdeel van je offerte te laten uitmaken.