Een juridisch veilige offerte
Offertewegwijzer
Wie wil er niet een juridische veilige offerte? Je wilt tenslotte niet alleen een effectieve offerte maken die scoort, maar ook een juridisch veilige offerte. Waar moet je zeker op letten?
Wat is eigenlijk een offerte?
Om het maar meteen een beetje lastig te maken: de wet kent het woord offerte niet. In de wet wordt gesproken over ‘aanbod en aanvaarding’. Met een offerte doe je een aanbod en dat wordt door de klant wel of niet aanvaard. In dit artikel verstaan wij onder een offerte: een commercieel aanbod dat jij schriftelijk aan een potentiële klant uitbrengt.
De kernbedingen van uw offerte. Er is juridisch pas sprake van een aanbod als het aanbod ‘bepaalbaar is’ en hiervan is sprake als jouw offerte alle kernbedingen bevat. Dit zijn alle essentiële elementen van de latere overeenkomst. Denk aan: wie het aanbod doet, aan wie het aanbod gericht is, wat er wordt aangeboden, tegen welke prijs, enz.
Lees ook het artikel "Wat is eigenlijk een offerte?"
Een juridische veilige offerte - doe de check
Voor ‘grote’ offertes waar (heel) veel geld mee gemoeid is, kan het geen kwaad om een jurist er eens goed naar te laten kijken. Geef daarbij aan wat er voor jou heel belangrijk is, wat er in het verleden vaker fout ging en waar jij je zorgen over maakt. Herschrijft de jurist een aantal passages uit de offerte of voegt hij paragrafen toe, check dan of dit de leesbaarheid niet negatief beïnvloedt. Met een slechte, niet klantgerichte offerte maak je tenslotte minder kans dat de offerte ook een order of opdracht wordt. Zelf kun je ook een aantal juridische zaken checken:
- Wanneer ben je aan je offerte gebonden?
- De vrijblijvende offerte
- Denk aan de algemene voorwaarden
- Als de offerte wordt geaccepteerd
Zit je altijd aan uw offerte vast?
De herroepelijke offerte. Met een offerte ben je in principe als aanbieder gebonden je er aan te houden als de offerte wordt geaccepteerd. Je mag je offerte echter herroepen, als deze nog niet geaccepteerd is. Behalve als de offerte onherroepelijk is uitgebracht. De onherroepelijke offerte. Het kan slim zijn om een termijn in de offerte te noemen. Je wilt tenslotte niet dat een offerte na drie jaar als alle inkoopprijzen zijn gestegen, alsnog wordt geaccepteerd … ‘Dit aanbod is geldig tot 1 maart 2019. Na die datum is het aanbod vervallen.’ Als je een looptijd, een geldigheidstermijn opneemt in je offerte, dan kun je tot die tijd je offerte niet herroepen.
Lees ook het artikel "Hoe lang is een offerte geldig?"
De vrijblijvende offerte
Veel offertes worden vrijblijvend uitgebracht om de klant gerust te stellen. De gedachte is: ‘Maak u geen zorgen, beste klant, deze offerte is helemaal vrijblijvend en u zit nergens aan vast’. Toch berust dit op een misverstand. De klant zit namelijk nooit aan jouw offerte, jouw aanbod, vast. Pas als hij de offerte accepteert, is er sprake van een overeenkomst. Als jij een vrijblijvende offerte uitbrengt, mag je de offerte ook nog herroepen, nádat de offerte is geaccepteerd. Je moet dat wel meteen (‘onverwijld’) na de aanvaarding doen.
De algemene voorwaarden
Je wilt zakendoen onder jouw voorwaarden. Dit moet je wel expliciet in je offerte vermelden:
- 'Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.' Of:
- 'Opdrachtgever verklaart bekend en akkoord te zijn met de algemene voorwaarden van [uw bedrijf] en een exemplaar hiervan als bijlage bij deze offerte te hebben ontvangen.'
Stuur je algemene voorwaarden mee. Het is niet voldoende om te verwijzen naar algemene voorwaarden die je bij de Kamer van Koophandel hebt gedeponeerd. Je moet je voorwaarden namelijk vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst ter hand hebben gesteld. Stuur daarom je voorwaarden daarom altijd met je offerte mee. Vermeld onder aan je offerte: ‘Bijlage: Algemene voorwaarden, …’
Lees ook het artikel "Offerte en algemene voorwaarden, dit moet je weten".
Als de offerte wordt geaccepteerd
De mondelinge acceptatie. Belt een klant je op en zegt: “Goed verhaal. Ik vind het een prima aanbod. Doe maar…”, dan is er sprake van een overeenkomst. Elke offerte mag namelijk ook mondeling geaccepteerd worden. Als de uitvoering en de betaling goed verloopt, is er ook niets aan de hand.
Als je het niet eens bent. Pas als er onenigheid ontstaat, krijg je het lastig met de eventuele bewijsvoering. Jouw aanbod is tenslotte niet zwart op wit geaccepteerd. Bevestig daarom een mondelinge acceptatie altijd schriftelijk en verwijs daarbij naar alle relevante documenten. Bijvoorbeeld: ‘Bij deze bevestigen wij dat u 1 maart 2019 mondeling onze offerte (nr. BV 1234) van 1 februari 2019 heeft geaccepteerd. Zoals in de offerte vermeld, maken onze algemene voorwaarden deel uit van deze overeenkomst.’ Stuur dan nogmaals een kopie van je voorwaarden en van je offerte mee.
Laten tekenen. Je kunt schriftelijk bewijs bevorderen door in de offerte op te nemen dat er pas een overeenkomst ontstaat als de offerte ondertekend en retour is gestuurd. Doe dit door de offerte in tweevoud, door jou ondertekend, toe te sturen en met het verzoek de offerte bij akkoord te ondertekenen en één exemplaar terug te sturen. Zet hiervoor op de laatste pagina: ‘Voor akkoord: [plaats, datum, naam en functie]. Nog meer zekerheid krijg je als je ook nog op elke pagina een paraaf laat zetten.
Aanvaarding via e-mail. De meeste offertes worden tegenwoordig als pdf-bestand via e-mail aan de klant uitgebracht. De klant kan met een eenvoudig e-mailbericht uw offerte accepteren. Vraag je klant dan je offerte te ondertekenen en als attachment met e-mail naar je terug te sturen.
Lees ook het artikel "Offerte accepteren onder voorwaarden, blijf wel alert".
Een authentieke en integere overeenkomst. Je moet er zeker van zijn dat de overeenkomst ook echt van de klant komt (authentiek). En dat de gegevens in de overeenkomst (de ondertekende offerte) onveranderd zijn (integer). Authenticiteit en integriteit bepalen voor een rechter of een document als ‘wettig en overtuigend bewijsmiddel’ kan worden gezien. Dit geldt ook voor een ingescande handtekening. Alleen als er géén discussie is over de authenticiteit en integriteit van de handtekening, is er geen verschil met een gewone handtekening.
Maak een bewuste keuze of u uw offerte vrijblijvend en/of met een geldigheidstermijn uitbrengt. Stuur altijd uw algemene voorwaarden met uw offerte mee en zorg voor een schriftelijke acceptatie. Daarmee staat u sterker als er onenigheid met de klant dreigt.