Op welke criteria wordt jouw offerte beoordeeld?
Offertewegwijzer
Er wordt door zakelijke klanten maar zelden één offerte aangevraagd. Dus… moet jouw offerte beoordeeld worden. Maar hoe doet men dat en hoe hou jij daar zo goed mogelijk rekening mee?
Offertes worden altijd vergeleken
Maar liefst 67% van de potentiële opdrachtgevers vragen drie offertes aan. Omdat jouw offerte met die andere twee (of drie) vergeleken wordt, is het uiteraard zaak dat je:
- goed inzicht hebt in het beslissingsproces van de klant;
- meteen duidelijk maakt dat je goed naar de klant geluisterd hebt;
- snel laat zien wat de klant krijgt;
- niet om de prijs heen draait.
Sommige beoordelaars gebruiken modellen
Professionele inkopers gebruiken beoordelingsmodellen zoals de Kraljic-matrix. Met die matrix worden de in te kopen producten op basis van inkoopwaarde en inkooprisico ingedeeld in:
- routineproducten;
- hefboomproducten;
- strategische producten;
- bottleneck-producten.
Hoe jouw offerte ook beoordeeld wordt, zorg dat je van tevoren weet welke criteria gebruikt worden. Je mag er gerust naar vragen, maar let op: professionele inkopers laten vaak niet meteen het achterste van hun tong zien en sommige verhogen ter plekke de criteria die ze eerder voor zichzelf gesteld hebben.
Soorten criteria
Om offertes zo objectief mogelijk te beoordelen, worden voor offertes worden aangevraagd de beoordelingscriteria bepaald. Vaak op basis van de volgende opbouw:
- Knock-outcriteria. Dit zijn de criteria waaraan jij als leverancier absoluut móet voldoen. Voldoe je er niet aan, dan worden er geen zaken met je gedaan. Denk aan bijvoorbeeld een geoffreerde prijs die (ver) boven het budget ligt of als jouw aanbod niet aan de juiste specificaties voldoet. Laat je echter bij het maken van de offerte hier niet door uit het veld slaan. Het kan best zijn dat de opdrachtgever veel te ogen eisen heeft gesteld.
- Kwalitatieve selectiecriteria. Voldoe je aan de knock-outcriteria, dan zal op basis van een lijstje kwalitatieve criteria een volgende selectie willen maken. Ligt de prijs tussen bepaalde marges? Voldoe je aan de gewenste levertijd? Heb je alle relevante documenten aan je offerte toegevoegd? En voldoet je referentielijst? Soms worden aan deze criteria wegingsfactoren toegevoegd.
- Gunningscriteria. Blijven jij en een andere leverancier nog over? Dat wordt de opdracht gegund aan degene waarmee de grootste klik is. Die wellicht het meeste vooronderzoek gedaan heeft. Die zijn contactpersoon zo goed mogelijk met het inkoopproces geholpen heeft.
Probeer voordat je een offerte uitbrengt de beslissingscriteria te achterhalen en speel in je offerte hier zo goed mogelijk op in.