Zo check je je offerte vóórdat je hem verstuurt
Offertewegwijzer
De inhoud checken
Je offerte is feitelijk je schriftelijk aanbod, waarmee je inspeelt op hetgeen de klant behoefte aan heeft. Behalve de tekst, de woorden die je op papier hebt gezet, bevat de offerte ook allerlei feitelijkheden. Technische gegevens, afmetingen, aantallen, prijzen, levertijden, enz. Deze kan alleen iemand met feitelijke kennis checken. Een collega, een werknemer, de baas, enz.
Laat je offerte inhoudelijk op papier door een collega checken. Dan kun je altijd zien wat er veranderd is.
De klantgegevens checken
Klantgegevens verdienen wat extra aandacht. Maar al te vaak worden bestaande offertes ‘hergebruikt’ en … blijven gegevens van de vorige klant staan. Niks zo slordig als dat.
Gebruik het liefst géén bestaande offertes opnieuw voor een andere klant. Laat altijd de klantgegevens extra goed nakijken.
De taal checken
Maak je je offertes in Word, dan is de taalchecker (F7) heel handig. Heb je een abonnement op Microsoft Office 365, dan biedt de ‘Microsoft Editor’ nog een aantal extra functies. Maak je een offerte voor een Vlaamse klant? Kies dan als controletaal voor ‘Nederlands (België)’ en niet voor ‘Nederlands (standaard)’ - (MS Word > Controleren > Taal > Controletaal instellen). Maar daarmee ben je er nog niet.
De tekst checken
Een offerte schrijven is niet zomaar iets. Slechts in 14% van alle gevallen is de prijs doorslaggevend. In alle andere gevallen is het vertrouwen dat de klant in je heeft en houdt van groot belang. Daarom publiceren we ook zo vaak schrijftips.
Volgens de ‘Schrijfdokter’ - Wim van Rompuy ziet u uw eigen fouten niet meer. Wat dus niet volledig helpt, is uw eigen tekst nalezen op het scherm. U zult het anders moeten aanpakken. Onderstaande tips helpen daarbij.
1. Lees je tekst hardop. Struikel je over je eigen woorden? Ontdek je typfouten? Klink het alsof je een brief van het gemeentehuis krijgt? Of krijg je ademnood bij kromme en lange zinnen? Doe daar dan wat aan.
2. Print je offertetekst. Hoe meer we digitaal communiceren, hoe belangrijker de papieren proefdruk wordt. Je ziet er sneller fouten dan op een scherm. Je ziet het totale plaatje en kunt beter over de uniforme uitstraling waken.
3. Gebruik een ander scherm. Vermoed je dat je offerte gelezen kan worden op tablet of smartphone? Check de leesbaarheid van je offertetekst dan ook op een tablet of smartphone. Vult een alinea het volledige browserschermpje? Dan haken de mobiele lezers af: splits de alinea op en bied hen ademruimte.
4. Verander de omgeving. Grote kans dan je je offertes achter een bureau maakt. Wellicht op je kantoor. Lees je offertes da na in een andere ruimte of aan een andere tafel. Of op een ander moment van de dag dan waarop je schreef. Dus offerte maken, uitprinten en morgen op een andere plek nalezen.
5. Lees omgekeerd. Begin achteraan en werk naar de eerste pagina toe. Waarom? Omdat je aandacht gaandeweg verzwakt. Laat daarom eerst dat deel aan bod komen dat je tot nu toe als laatste las. Nog een tip. Is je offerte enkele pagina’s lang? Lees dan de afzonderlijke zinnen van achteren naar voren. Zo laat je je niet meeslepen door het verhaal, en moet je je beperken tot wat er staat.
6. Slaap er een nacht over. Laat je offerte een nacht rusten… En verbaas je dan over alle fouten die je gisteren niet opmerkte. Hijgt de deadline in je nek? Haal dan een kop koffie of ga even naar het toilet. En herlees daarna.
7. Hak vooraf knopen door. Is het ‘u hebt’ of ‘u heeft’? Schrijft u ‘iedere vrouw’ of ‘elke vrouw’? Maak vooraf een duidelijke keuze over alle gevallen waar het Nederlands u de keuze laat.
8. En verder nog. Lees deze tips nog eens over het gebruik van:
De bijlagen checken
De offertebrief helemaal orde? Zorg er dan voor dat je de bijlage niet vergeet en vraag de gratis Checklist offertebijlagen aan.