De raamovereenkomst - voor meer overeenkomsten met dezelfde klant
Offertewegwijzer
De raamovereenkomst. Je doet regelmatig zaken met dezelfde klant. Maar wat een rompslomp aan papierwerk elke keer: offertes uitbrengen, overeenkomsten opstellen, enz. Kan dat niet een stuk makkelijker? Ja, dat kan...
Eén raamovereenkomst voor één klant
Als de overeenkomst elke keer dezelfde inhoud heeft, kun je in een raamovereenkomst in één keer alle juridische zaken vastleggen. De details regel je dan in een kleine, onderliggende overeenkomst.
Wat is een raamovereenkomst?
Vaste afspraken. In een raamovereenkomst worden die afspraken opgenomen die voor beide partijen gelden, voor een bepaalde duur (bijv. een jaar). De afspraken uit de raamovereenkomst zijn dan van toepassing op iedere overeenkomst die tussen jou en jouw klant gesloten wordt, gedurende de tijd dat de raamovereenkomst geldt. De raamovereenkomst is een zgn. mantelovereenkomst die wordt gesloten tussen partijen die langdurig willen gaan samenwerken. Zij spreken de intentie uit om voor een bepaalde periode overeenkomsten te sluiten. Zodra zij dan een overeenkomst sluiten, gelden de afspraken uit de mantelovereenkomst.
Wat komt er in de raamovereenkomst?
Dat hangt ervan af ... De inhoud van een raamovereenkomst is afhankelijk van een aantal factoren, zoals de soort overeenkomst die je met je klanten sluit. In een raamovereenkomst worden vaak de volgende bepalingen opgenomen:
- soort product, dienst of opdrachtverlening;
- op welke manier komen overeenkomsten tot stand (bijv. per mail, schriftelijk, etc.);
- de wijze van uitvoering van opdrachten;
- de verplichtingen van beide partijen;
- de betalings- en facturatieafspraken;
- de verdeling bij aansprakelijkheden;
- hoe wordt omgegaan met overmachtssituaties.
Tip 1. Neem in de raamovereenkomst op dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op alle overeenkomsten die gesloten worden tijdens de raamovereenkomst. Tip 2. Neem in de raamovereenkomst op hoe afspraken kunnen worden gemaakt die afwijken van de raamovereenkomst. Dat kan bijv. met een standaard opdrachtformulier, waarin de specifieke zaken worden geregeld voor die ene opdracht.
Een voorbeeld
Stel, je hebt een bouwbedrijf en gaat het onderhoud doen voor een woningcorporatie. In de raamovereenkomst leg je o.a. vast welke onderhoudswerkzaamheden je gaat uitvoeren, welke materialen je gaat gebruiken en dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Je voegt ook een blanco opdrachtformulier toe, waar de woningcorporatie alle woninggegevens kan invullen en de soort werkzaamheden kan aankruisen. Je voegt de prijzen toe en na ondertekening plan je de werkzaamheden in.
Voor- en nadelen
De plussen. Het grote voordeel van een raamovereenkomst is dat gedurende de tijd waarvoor de raamovereenkomst gesloten is, alle belangrijke zaken geregeld zijn. Je hoeft daar dus maar één keer goed naar te kijken en over te onderhandelen. De minnen. De raamovereenkomst bevat een intentie om zaken te doen met een bepaalde partij voor een bepaalde duur. Is dit een lange periode, dan kan het zijn dat onderlinge verhoudingen in de tussentijd veranderen. Door de opgenomen intentie ben je toch gehouden zaken te doen met elkaar. Tip. Overweeg om een tussentijds opzegbeding in de raamovereenkomst op te nemen.
Met een raamovereenkomst kun je met een en dezelfde klant alle juridische en commerciële afspraken in één keer vastleggen. In de onderliggende overeenkomsten regel je dan alleen die dingen die per opdracht afwijken.