Een offerte maken voor een exportorder

Klanten vragen vaak een offerte (een schriftelijk aanbod) om te kunnen beoordelen wat ze precies gaan kopen en tegen welke voorwaarden. In dit artikel wijzen wij u op de zaken die extra spelen voor een offerte naar een buitenlandse klant. Bij de Offertewegwijzer vindt u nog andere offertetips.

Een offerte in een andere taal

Nederlands, Engels, of…? Een Nederlandstalige offerte zal niet echt op prijs gesteld worden. Er is dus een vertaling nodig. Dat kan in het Engels, maar als u echt indruk wilt maken, dan maakt u een offerte in de taal van de klant. Laat een offerte van enige omvang altijd door een vertaalbureau vertalen. ISO-gecertificeerde bureaus bieden u meer zekerheid:

• ISO-9001 voor kwaliteitsmanagement; en
• ISO-17100 als een internationale norm voor vertaaldiensten.

Ounces, gallons en inches. Uw klant zit waarschijnlijk een eind van u vandaan en koopt uw product ‘ongezien’. Geef uw productomschrijving dus extra aandacht en denk aan voldoende afbeeldingen, technische specificaties, tekeningen, afmetingen, kleuren, materialen, enz.

Niet alle landen hanteren het metriek stelsel (kilogrammen, meters, …), maar hebben het over gallons, inches, feet en pounds. Als u beide stelsels in uw offerte hanteert, raakt u zelf niet in de war als de klant uw offerte wilt bespreken.

Extra aandacht voor uw verkoopprijs

Bij het bepalen van uw verkoopprijs moet u nu met meer factoren rekening houden. Grote kans dat u extra documenten nodig heeft die u moet aanvragen en versturen. Zeker als u buiten de EU zaken gaat doen. Ook eventuele transportkosten en extra verpakkingseisen kunnen behoorlijk oplopen.

Bepaal van tevoren hoelang u een valutarisico wilt lopen en houdt er rekening mee dat ook internationale transportkosten sterk kunnen variëren.

Transport

Wie gaat het transport betalen en voor welk type transport wordt er gekozen (en betaald)? Zet in uw offerte hoe het transport wordt geregeld. Van waar naar waar en op welke manier? Wees alert op extra kosten. Voor containervervoer per schip is voor u ‘free on board’ bijvoorbeeld interessanter dan van ‘deur tot deur’. Door de internationaal geaccepteerde Incoterms te hanteren maakt u duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer en wie op welk moment van transport het risico draagt.

Verpakking. Normaal stopt u 24 stuks in een doos, maar nu moeten er misschien 6 dozen in een overdoos en 32 overdozen op een pallet. Voor houten verpakkingen als pallets en kisten kan de ISPM15-norm verplicht zijn om verspreiding van ongedierte te voorkomen.

Uw algemene voorwaarden

Misschien wilt u wel voor buitenlandse klanten andere voorwaarden hanteren dan voor u reguliere omzet. Belangrijk is dat u in uw offerte de juiste voorwaarden noemt en deze ook meestuurt. Geef duidelijk aan welke Incoterms-versie u hanteert. Tip. Betalingsvoorwaarden kunt u zowel in uw voorwaarden als in uw offerte opnemen. Overweeg een aanbetaling of termijnbetalingen.

Handige website-(tips

• Vervoersdocumenten                                 
• Goederen- of HS-code voor bepalen invoerrechten buiten de EU                                                 
• Verpakkingseisen                                        
• Fytosanitaire maatregelen Houten Verpakkingen (ISPM15)             
• Product- en verpakkingseisen andere landen
• Internationaal transport regelen            
• Incoterms                                                      
• Verschillende betalingsvormen              
• Betalingsgewoonten per land                 
• Valutarisico’s afdekken                             
• Algemene voorwaarden bij export (Evofenedex)                                                 
• Algemeen offertes maken                        
• Voorbeeld exportofferte (Kamer van Koophandel) 

                       

Houd in uw buitenlandse offerte rekening met extra kosten voor o.a. transport, extra documenten en aangepaste verpakking. Bepaal van tevoren hoelang u een valutarisico wilt lopen als u zaken wilt gaan doen buiten de EU.

 

 

Afbeelding van Engin Akyurt via Pixabay

• Share: