Kiezen van offerte software
Offertewegwijzer
We schreven al eerder over offerte software. Als je die wilt gaan gebruiken, hoe kies je dan de offerte software die het beste bij je past?
Een vergelijkend overzicht van offertesoftware vindt u op AppWiki. Uitgebreid, maar zeker niet volledig.
Voor- en nadelen soorten software
Boekhoudprogramma’s met offertemodule
- Voordelen. Offerte kan gekoppeld worden aan een product/prijslijst die in het boekhoudpakket is opgenomen en wordt onderhouden. Offertes kunnen makkelijk worden omgezet in orders en facturen.
- Nadelen. Vaak kan er in de offertetool alleen maar gekozen worden voor klant, product(en) en prijzen en is er geen of nauwelijks ruimte voor vrije tekst, speciale opmaak en kunnen er geen bijlagen worden toegevoegd.
CRM-pakket
- Voordelen. Offertes kunnen makkelijk worden omgezet in orders, pakbonnen, orderbevestigingen en soms ook in facturen. Het hele offerte-orderproces (de salesfunnel) kan goed (per verkoper) worden gevolgd en gestuurd.
- Nadelen. Een CRM-pakket is vaak erg uitgebreid en werkt niet online.
Publicatietool
- Voordelen. U kunt relatief eenvoudig een mooie offerte maken.
- Nadelen. Dat is het enige wat u ermee kunt.
Speciale offertesoftware
- Voordelen. Veel opmaak en presentatiemogelijkheden. Professionele look. Online en van deze tijd. Met de analysemogelijkheden kunt u zien hoe vaak en hoe lang de offerte en de bijlagen zijn bekeken. Tijdbesparend.
- Nadelen. Weer een extra programma dat zijn weg moet vinden binnen de organisatie (implementatie, training en onderhoud).
Speciale offertesoftware - Nederland
Wij bekeken vier Nederlandse programma’s, speciaal voor het maken van offertes.
Simpelbase
Simpelbase moet je downloaden en installeren. Het kost u eenmalig € 379. De website is sterk verouderd en de laatste versie van het programma lijkt van 2014. Je kunt het pakket gratis downloaden en 45 dagen uitproberen; daarna moet je je registreren. Wij vonden het op een database gebaseerd programma ‘old school’ en weinig toegevoegde waarde bieden.
Offorte
Voor € 15 per gebruiker per maand, kun je met Offorte onbeperkt offertes aanmaken. Voor € 35 per gebruiker per maand, krijgt u een eigen subdomein en kan van API gebruik worden gemaakt (om te koppelen met boekhoudprogramma’s, CRM-systemen, e-mailprogramma’s, e.d.). [av_video src='https://www.youtube.com/watch?time_continue=4&v=bMxfnv3OLqo' format='16-9' width='16' height='9']
Offery
Offery kost € 50 per gebruiker per maand. Ook hier kun je zoveel offertes aanmaken als je zelf wilt. Navraag leerde dat men ook een instapmodel kent dat niet op de website staat: € 30 per gebruiker per maand, € 100 eenmalig, max. 7 offertes/maand. Offery werkt met handige, visuele bouwstenen voor o.a. contactpersonen, algemene voorwaarden, video’s, enz.
Offorte en Offery lijken sterk op elkaar lijken en zijn beide webbased en werken dus online. Klanten kunnen online de offerte bekijken, online vragen stellen én online de offerte goedkeuren. Beide programma’s voldoen aan alle eisen qua klantgerichtheid, flexibiliteit en veiligheid
Appalti
Ook Appalti lijkt te doen wat het moet doen. Het kost € 29 per maand. De informatie op de website is erg summier. U kunt bellen om een onlinedemonstratie af te spreken.
Speciale offertesoftware – buitenland
Er zijn ook in het buitenland goede offerteprogramma’s ter beschikking.
- Proposify. Dit is een Engelstalig product en is er vanaf $ 19 per gebruiker per maand. Voor $ 49 krijg je er ‘propoval workflow’ bij. Proposify is in de VS en in het VK gevestigd.
- Better proposals. Ook dit is Engelstalig maar het is ook in het Nederlands beschikbaar. Het kost € 19 per gebruiker per maand en heeft een zeer uitgebreide, gratis trainingstool met allerlei video’s over het schrijven en opmaken van offertes. Better proposals is gevestigd in het VK en geeft aan AVG-proof (GDPR compliant) te werken.
Overige aanbieders zijn o.a.:
- Bidsketch – vanaf $29/maand
- Nusii – vanaf € 27/maand
- Proposable – vanaf $39/maand
- Pandadoc- vanaf $49/maand
CRM-systeem met offertemodule
Twee voorbeelden:
Gripp
Gripp is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. De offerte lijkt op een prijsopgave. Met een ‘basisofferte’ kan met één druk op de knop een nieuwe offerte worden gemaakt. Dat bespaart wellicht tijd maar heeft ook nadelen. De kans op fouten overnemen vergroot en echt klantgericht is het niet. De offerte kan online door de klant geaccepteerd worden. De prijs is vanaf € 30 per maand per gebruiker. Optioneel zijn o.a. een boekhoudmodule (€ 25 per maand), een verlofmodule (€ 1 per maand)en koppeling met uw boekhoudpakket (€ 5 per maand).
Perfectview
Ook Perfectview is een zeer uitgebreid pakket met allerlei functionaliteiten (features). € 12,50 per gebruiker per maand, voor alle features.
Het kiezen van een CRM-systeem dat bij uw organisatie past is nog zo snel gedaan. Er zijn vele functionaliteiten, e.d. mogelijk, waarvan een offertemodule er maar een is. Het Informatiecentrum CRM is een goed startpunt voor uw zoektocht.
Publicatietools
Voor het maken van brochures, e-mails, whitepapers, enz., én voor offertes. Enkele voorbeelden zijn:
Offery beviel ons het beste. Het is eenvoudig in gebruik, de offerte ziet er online gelikt uit en is te downloaden als pdf. U kunt zien hoe vaak alle onderdelen zijn bekeken én de klant kan online vragen stellen en de offerte ondertekenen.
Checklist Offerte software kiezen
Betreft het:
□ een module passend bij uw boekhoudprogramma? Ja/nee
□ een module passen bij uw CRM-pakket? Ja/nee
□ een publicatietool? Ja/nee
□ een gespecialiseerd offerteprogramma? Ja/nee
□ Opmaak en layout aan te passen? Ja/nee
□ Eigen huisstijl toe te voegen? Ja/nee
□ Alle mogelijkheden voor vrije tekst? Ja/nee
□ Zijn er bijlagen toe te voegen? Ja/nee
□ Wat zijn de analysemogelijkheden? ………………………………………………………………………………………….............. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………
Zijn er (API) koppelingen mogelijk met mijn:
□ Boekhoudprogramma Ja/nee
□ CRM-programma Ja/nee
□ Is er een demonstratie mogelijk? Ja/nee
□ Is er een (gratis) proefperiode mogelijk? Ja/nee
□ Aantal dagen …………..
AVG
□ Worden er gegevens opgeslagen in de cloud? Ja/nee
□ Komt de leverancier uit de VS (i.v.m. de AVG) Ja/nee
□ Zegt men AVG-proof te werken? Ja/nee
□ Biedt men een verwerkersovereenkomst aan? Ja/nee
Wat zijn de tarieven?
□ Proefperiode aantal dagen …………… € ……………..
□ Prijs excl. btw per gebruiker per maand € ……………..
□ Betaling per maand/jaar
□ Aantal gebruikers: …………… € ……………..
□ Eenmalige kosten € ……………..
□ ………………………………………………………………………………………………..
□ ……………………………………….................……………………………………………
□ ………………………………………………………………………………………………
Kies offertesoftware waarmee je zelf de offertetekst kunt schrijven en zelf de opmaak kunt bepalen. Speciale online offertesoftware is meestal het eenvoudigst (v/a € 15/maand). Kies een pakket dat AVG-proof is en neem altijd eerst een (gratis) proefperiode.