Offerte accepteren. Yippie! Maar blijf wel alert!
Offertewegwijzer
Een klant is heel geïnteresseerd in jouw product of dienst en vraagt je een offerte uit te brengen. Na een tijdje wordt deze geaccepteerd, met uitzondering van één onderdeel. Zit je er nu aan vast of kun je er nog onderuit als je wilt? Wat is goed om te weten als klanten jouw offerte accepteren?
Een offerte, wat is dat eigenlijk?
Aanbod. De wet kent het begrip offerte niet. Met een offerte doe je in feite een aanbod. Daar is sprake van als het aanbod alle essentiële elementen, de kernbepalingen, bevat die nodig zijn voor een latere overeenkomst. Kernbepalingen zijn bijvoorbeeld: wie het aanbod doet, aan wie het gericht is, de prijs, enz. Als je dus een offerte uitbrengt waarin alle kernbepalingen zijn opgenomen, dan doe je een aanbod.
Overeenkomst. Accepteert je klant je aanbod, dan is er sprake van een overeenkomst. Als de klant bij acceptatie niet weet waar hij aan toe is, is er juridisch geen sprake van een aanbod en dan zal de aanvaarding ook niet tot een overeenkomst zal leiden. Zorg er dus voor dat alle belangrijke zaken, de kernbepalingen, duidelijk in je offerte vermeld zijn.
Yippie, de offerte wordt aanvaard!
De aanvaarding is vormvrij. Dit betekent dat de klant jouw offerte mondeling, telefonisch of door ondertekening kan aanvaarden. Je staat bij problemen echter sterker met een ondertekende offerte, dat is logisch. Je kunt dit bevorderen door op te nemen dat er pas een overeenkomst ontstaat als de offerte is ondertekend en retour is gezonden. Je kunt ondertekening ook stimuleren door de offerte in tweevoud, door jou ondertekend, toe te sturen met het verzoek de offerte bij akkoord te tekenen en terug te sturen.
Offerte accepteren: de acceptatie wijkt af van de offerte
Offerte akkoord, mits … De klant mailt je dat de offerte akkoord is, mits je nog € 100,- van de prijs af kunt doen. Er is dan géén sprake van een overeenkomst. De wet zegt namelijk dat er pas sprake is van een overeenkomst als het aanbod volledig wordt aanvaard. De klant doet nu een tegenbod. Als je daarmee akkoord gaat, is er wél sprake van een overeenkomst.
Niet eens met detail. Stel nu dat een klant jouw offerte accepteert, maar dat hij de goederen niet donderdag maar vrijdag komt ophalen. De acceptatie wijkt nu af op een niet-essentieel onderdeel. Er ontstaat gewoon een overeenkomst. Is de wijziging voor jou van groot belang, dus geen detail, meldt dit dan meteen aan de klant. De wet zegt dat als je ‘onverwijld’ tegen de afwijking bezwaar maakt, er geen overeenkomst tot stand komt.
Offerte accepteren: de offerte wordt te laat geaccepteerd
Aanvaarden ná de aanvaardingstermijn. Stel, je neemt in je offerte op dat de offerte geldig is tot bijvoorbeeld 1 maart 2017 en de klant stuurt de ondertekende offerte 7 maart terug. Je ontvangt deze op 8 maart. Er is dan géén geldige acceptatie, want de klant heeft ná de aanvaardingstermijn de offerte aanvaard. Er ontstaat dus géén aanvaarding.
Je wilt toch de opdracht? Wil je de opdracht of order tóch nog graag binnenhalen, stuur dan meteen schriftelijk of per e-mail een bevestiging naar de klant. Dan is voor iedereen duidelijk dat er toch een overeenkomst is, ondanks dat de aanvaarding buiten de gestelde termijn is.
Een vrijblijvende offerte accepteren
Stel, je hebt een vrijblijvende offerte uitgebracht voor het leveren en monteren van koperen dakgoten en regenpijpen. De klant stuurt de offerte ondertekend retour, maar ondertussen is de koperprijs drastisch gestegen. Je kunt er dan nog alleen onderuit, als je ‘onverwijld’, dus meteen, het vrijblijvende aanbod wijzigt/herroept.