Offerte presenteren? Gebruik deze 6 tips!
Offertewegwijzer
Na een verkoopgesprek word je uitgenodigd om een offerte te maken. Je moet deze offerte presenteren aan de directie. Met deze 6 tips maak je meer kans op de opdracht!
Offerte presenteren? Tip 1: stel deze vragen
Belangrijk is dat je van tevoren weet aan wie je moet presenteren. Stel ter voorbereiding aan je contactpersoon de volgende vragen:
- Wie is er aanwezig?
- Wat zijn hun functies?
- Wie beslist of wie beslissen? Hoe ziet de DMU (decision making unit) eruit?
Offerte presenteren? Tip 2: bereid je voor
Is je contactpersoon bereid om iets over zijn collega’s te vertellen? Mooi, want daar kun je je dan op voorbereiden. Je kunt je contactpersoon misschien vragen stellen als:
- Moet ik nog op iets speciaals letten?
- Zijn er zaken waar ik niet of juist wel op in moet gaan?
- Zijn er aanwezigen met een speciale handleiding?
- Van wie kan ik de meeste weerstand verwachten?
Afhankelijk van de relatie die je met je contactpersoon hebt, kun je meer en gevoeligere vragen stellen.
Offerte presenteren? Tip 3: informeer naar de vergaderruimte
Directies en managementteams zitten vaak in een vergaderruimte op dezelfde plek. Handig als je weet wie waar zit. Ook handig als je weet voor welke praktische zaken jij moet zorgen.
- Zitten de mensen op vaste plekken?
- Kun je misschien een plattegrondje voor me tekenen?
- Moet ik zelf zorgen voor pc, beamer en scherm?
- Waar hangt het scherm?
Vaak hangt een vast scherm op een lastige plek, ergens in het midden. Jij wordt als presentator ergens links of rechts in een hoekje weggedrukt. Kies de beste plek en als er een gesprek ontstaat zit je de pc/beamer op zwart en loop je naar de groep. Zo maak je veel beter contact.
Offerte presenteren? Tip 4: Maak contact met de aanwezigen
Staat de pc/beamer op zwart? Loop dan rond, maar overdrijf er niet mee. Is er een u- of carre-opstelling, probeer dan om eens in het midden te gaan staan. Je wordt zo onderdeel van de groep, maar je moet het wel durven en rond kunnen kijken. Maak met iedereen oogcontact. Kijk dus rond en kijk daarbij de mensen aan, zonder ze aan te staren. Stel open vragen en bereidt deze ook voor. Zo kun je de groep een richting op sturen; jouw richting.
Offerte presenteren? Tip 5: Slim omgaan met bezwaren
Als je weet wie er aanwezig zijn en wat hun functies zijn, dan kun je je ook voorbereiden op mogelijke bezwaren. Een algemeen directeur wilt met zijn bedrijf vooruit; hij zoekt de beste, meest toekomstgerichte oplossing. Een financieel directeur denkt in termen van rendement, return-on-investment (ROI), total costs of ownership, break-even-point en terugverdientijd. Een commercieel directeur denkt aan meer klanten, omzetgroei, minder klachten e.d. Enz. enz.
Offerte presenteren? Tip 6: Omgaan met lastige situaties
Geen antwoord? Krijg je een vraag waar je geen antwoord op weet? Bluf dan niet; mensen vragen vaak naar de bekende weg en je valt snel door de mand. Zeg dat je het antwoord niet weet, zeg toe dat je het snel zult uitzoeken en maak meteen een aantekening. Zo ziet men dat je de vraag wel serieus neemt. Verwachte vragen. Je kunt zelf beginnen over bezwaren waar je zeker van bent dat ze daar vragen over gaan stellen. “U zult zich misschien wel afvragen of … Nou, u hoeft zich geen zorgen te maken, want…” Men wil het goedkoper. Mooi, want dat is een koopsignaal. Men wil kopen en het nog over de voorwaarden hebben. Geef aan dat je blij bent dat meneer/mevrouw enthousiast is over je product of dienst. Stel vervolgens voor om in een klein committee de voorwaarden en andere details te bespreken. Wil men toch ter plekke het met over de prijs of het tarief hebben, tsja... dan zij het zo. Afhankelijk van jouw prijsstrategie kun je dan onderhandelen of niet. Stellige opmerkingen. Directie- en managementleden willen wel eens heel stellig zijn. Ze willen niet voor elkaar onderdoen en doen daarom wel eens (boude) uitspraken. Er tegenin vliegen heeft dan vaak weinig zin; dat leidt snel tot een bokswedstrijd. Wat wel kan helpen is:
- Meeveren. “Mmmm… dat zou misschien wel eens kunnen. In onze praktijk hebben we dat echter niet eerder meegemaakt.”
- Mening van andere vragen. Vraag een u goedgezinde aanwezigen wat hij/zij ervan vindt. “Mmmm… denkt u er ook zo over mevrouw …? Bent u ook bang dat …”
- Toegeven. Kun je weinig met de boude stelling? Geef min of meer toe en schakel over op een ander thema. “Ja, zo kun je er ook tegenaan kijken. Meneer …. Mag ik u vragen hoeveel ….”