Offerte software: wat heb je er eigenlijk aan?
Offertewegwijzer
Er is allerlei offerte software te krijgen. Wat kun je daar eigenlijk mee? En wat zijn de voor- en nadelen van offerte software?
Met offerte software tijd besparen en meer orders krijgen
Als je met regelmaat offertes uitbrengt, dan maak je je druk om twee dingen:
- levert het voldoende orders op; en
- kost het allemaal niet veel te veel tijd?
Mits je de juiste offerte software kiest én gebruikt, kan het tijd besparen én geld opleveren.
Welke soort offerte software bestaat er?
Er bestaan in feite vier soorten offerteprogramma’s:
- offerte software als onderdeel van een boekhoudpakket;
- offerte software als onderdeel van CRM-programma;
- publicatietools, waarmee je ook offertes kunt ‘publiceren’;
- offerte software speciaal ontworpen en gemaakt om offertes te maken, te versturen en te managen.
Uiteraard zijn er ook allerlei combinaties en andere varianten mogelijk. De bovenstaande lopen we even met je door …
1. Boekhoudprogramma’s. Je kunt kiezen voor een offertemodule die bij je boekhoudpakket hoort. Deze modules zijn echter vaak beperkt in de mogelijkheden en zijn meer geschikt voor prijsopgaves dan voor offertes.
2. CRM-programma’s. Hiermee automatiseer je de commerciële processen in je bedrijf met als doel het verbeteren van de verkoopactiviteiten. Een offertemodule maakt hier vaak deel van uit; maar het CRM-programma gaat veel verder, is vaak duurder en complexer. Kies je voor een CRM-pakket, check dan of de offertemodule ook doet wat hij moet doen.
3. Publicatietools. Sommige offertetools zijn niet meer dan een publicatietool. Een programma om uw publicaties zoals folders en offertes te ontwerpen. Je offerte krijgt er een moderne, zakelijke en professionele uitstraling mee.
4. Speciale offerte software. Deze software werkt tegenwoordig altijd online. De klant krijgt een website-adres waar zijn offerte met bijlagen in te zien is. Hij kan dan ook online vragen stellen én de offerte ondertekenen en accepteren. De presentatie van de offerte kun je helemaal aan je eigen wensen aanpassen en komt heel professioneel over.
Met de juiste offerte software kun je tijd besparen en kom je professioneel over.
Wat moet offerte software kunnen?
Uniformiteit. Met een offerteprogramma moet je om te beginnen een template kunnen maken. Dat heeft als grote voordeel dat álle offertes volgens een standaard, uniforme opmaak de deur uit gaan. Dus geen ratjetoe van offertes maar alles netjes hetzelfde, zoals dat hoort. Het oog wil ook wat. Een mooi opgemaakte offerte waar aandacht aan wordt besteed wordt door de klant zeker op prijs gesteld.
Vrije tekst. Slechts zelden is de prijs doorslaggevend om voor joúw offerte te kiezen. Een klantgerichte offerte waarmee jij inspeelt op de klantbehoefte is veel belangrijker. Het moet dus mogelijk zijn om zelf de offertetekst te schrijven. Een offerte met alleen maar een productomschrijving en de prijs, is geen offerte maar een prijsopgave. Dat kan voor bestaande klanten voldoende zijn, maar het is geen offerte in de zin van een schriftelijk commercieel aanbod.
Bijlagen. Slechts zelden bevat een offerte geen bijlage. Denk maar aan de algemene voorwaarden, een brochure of een technische omschrijving. Die moet je dus kunnen toevoegen.
Analyse. Als er veel offertes worden uitgebracht, is een goede analysetool vaak zeer welkom. Hoeveel offertes zijn er uitgebracht, hoeveel staan er open, hoeveel zijn er gesloten, hoeveel zijn order geworden, en welke moeten er nog nagebeld worden? Met een goede analysetool beheer je wat ook wel de salesfunnel wordt genoemd. Het bespaart tijd én leidt waarschijnlijk tot meer orders.
Soms handig: koppelen (API). Als het programma gekoppeld kan worden aan bijvoorbeeld een boekhoud- of CRM-pakket, dan kan dat veel tijd besparen.
Met de juiste offerte software kun je meer orders scoren, maar dat kan zonder software ook ...
Waar je ook voor kiest …
Maak gebruik van de proefperiode. Check altijd aan de hand van dit artikel of uw keuze voldoet aan úw wensen en doe een test met de gratis proefperiode.
Kies offerte software die AVG-proof is. Worden er online, in de cloud, klantgegevens bewaard? Dan moet de leverancier van het pakket AVG-proof werken. Vraag naar een verwerkersovereenkomst.
Met de juiste offerte software kom je professioneel over en kun je je offertes beter begeleiden. Je bespaart er tijd mee en scoort er meer orders mee. Mits … goed gebruikt uiteraard. Ons overzicht met offerte software en met een checklist kan je helpen met kiezen.