Offertetemplate: offertes maken in Word
Offertewegwijzer
De meeste offertes worden nog steeds in Word gemaakt. Een offertetemplate biedt dan uitkomst. Wat zijn de valkuilen en ken je deze handige functies in Word al?
Offertes maken in Word
Word van Microsoft is een veel gebruikte tekstverwerker. Net als Google Documents voor particulieren (gratis) en Google Documents voor ondernemers. Ben je ondernemer dan kun/moet je de hele Google Suite gebruiken (inclusief Documents) vanaf € 4,68 per gebruiker per maand. In dit artikel gaan we ervan uit dat je Word gebruikt; Google Documents-gebruikers moeten even checken waar de genoemde functies precies te vinden zijn. Er bestaan uiteraard ook nog alternatieven. Zo is het mogelijk om in Excel of een ander spreadsheet offertes te maken en er bestaat speciale offertesoftware .
Wat is een offerte-template?
Een offerte-template of een offertesjabloon is een standaard lay-out voor je offertes. De opmaak e.d. liggen vast en je hoeft alleen nog maar na te denken over de inhoud van je offerte. Bovendien werk je zo eenduidig en zien al je ‘officiële’ offertes er voor alle klanten hetzelfde uit.
Slim om te doen: maak een offerte-template
Een standaard offerte maken en opslaan. Je kunt een standaard lay-out voor al je offertes te maken. Dat kun je doen door een algemene, universele offerte te maken en deze op te slaan. Telkens open je deze offerte en past hem voor de nieuwe potentiële klant aan. Een offerte-template maken. Je kunt ook je universele offerte ook zónder tekst als sjabloon opslaan. De hele opmaak wordt dan bewaard. Dat opslaan doe je via Bestand – Opslaan als – Bestandsnaam invullen (offertetemplate) – Bestandstype kiezen (.dotx). Dit sjabloon kun je dan gebruiken als je een nieuwe offerte maakt: Bestand – Nieuw – Privé. Daar zie je dan jouw Offertetemplate.dotx tussen staan.
Een voorbeeld van een offertetemplate zien? Vraag het hier aan.
Hoe maak je een goed offerte-template?
Voor een goede offerte-template (of offertesjabloon dus..) hou je rekening met de volgende punten: • De uitstraling van je bedrijf (kleuren, logo, e.d.). • Een lettertype dat bij jouw bedrijf past. • Een goede opbouw en offertestructuur. • Een goede opmaak.
Werken met tekstblokken
Het werken met ‘vaste’ tekstblokken heeft zo zijn voor- en ook zeker zijn nadelen. Je kunt op internet allerlei standaard offertes en standaard offerte-templates downloaden. Wij zijn hier geen voorstander van. Maak een template dat bij jou past! Vaste tekstblokken kennen één groot gevaar. Door de snelheid van werken laat je voor de betreffende prospect stukken tekst staan die niet voor hem of haar geschreven zijn. Wil je echt tijd besparen? Dan zijn er vast blokken standaard tekst die je meerdere maken kunt gebruiken. Denk aan bijvoorbeeld productomschrijvingen. Maar het allerbelangrijkste, jouw aanbod voor deze specifieke klant, schrijf je het beste steeds weer opnieuw.
Handige functies in Word die je (wellicht) nog niet kent
- Vertalen. Moet je (een deel van) een tekst vertalen? Daar heeft Word een handige functie voor. Die vind je onder Controleren - Vertalen. Kies voor Selectie vertalen of Document vertalen.
- De laatste aanpassingen. Werk je een uitgebreide offerte of was je even afgeleid en weet je niet meer wat je laatste veranderingen zijn geweest? Met Shift-F5 zet je jouw cursor automatisch op de drie meeste recente wijzigingen.
- Meer zicht. Offertebrieven met bijhorende bijlagen kunnen uitgebreid zijn. Wil je een beter of ander zicht/beeld? Dat kan. Onder Beeld kun je kiezen voor Eén pagina - Meerdere pagina's en Paginabreedte. Je kunt ook het venster Splitsen. In elk venster kun je dan apart werken en scrollen.
- Automatisch opslaan. Je bent al een uurtje bezig met een offerte; dan belt een klant. Even iets voor hem opzoeken en je klikt je offerte weg. Had je het wel opgeslagen? Nee? Jammer van de tijd die er in is gaan zitten. Je kunt je Word-offerte ook automatisch laten opslaan. Mits... je met Onedrive of Sharepoint werkt (Office 365). Anders kun je Autoherstelgegevens laten opslaan. Deze functies vind je via: Bestand - Opties - Opslaan.
- Tekst verbergen. Heb je een tekstblok dat je niet wilt weggooien, maar dat niet voor de ogen van de klant is bedoeld? Dan kun je zo'n tekstselectie verbergen. Het blijft weliswaar in je Wordtekst staan, maar met afdrukken is het niet zichtbaar. Let wel op ... hier worden snel vergissingen mee gemaakt. Selecteer het tekstblok dat je wilt verbergen en klik achtereenvolgens op Start en op pijltje Lettertype. Vink Verborgen tekst aan.
- Twee offertes vergelijken. Wil je twee offertes in Word met elkaar vergelijken? Klik op Controleren - Vergelijken.
- Offerte laten nakijken. De meeste zekerheid dat er géén schrijffouten in je offertetekst staan krijg je door de tekst te laten checken door 1. Word (Controleren - Document controleren) en door 2. iemand anders. Zet hiervoor Wijzigingen bijhouden onder Controleren aan; zo zie je wat je checker heeft aangepast of welke opmerkingen er zijn geplaatst.
Verstuur je offertes als pdf
Voorkom onduidelijkheden en gedoe en sla je offerte op als pdf-bestand (Bestand - Opslaan als - .pdf). Je kunt dan bovendien je klant op speciale, extra belangrijke passages wijzen door een opvallende Opmerking toe te voegen.
Werken met een standaard lay-out voor al je offertes heeft veel voordelen. Maak zo’n lay-out en sla dit in Word op als sjabloon (.dotx).
Afbeelding van KoalaParkLaundromat via Pixabay