Wat zet u onder een e-mail?

Regels officiële bedrijfscorrespondentie

Onder bedrijfscorrespondentie vallen o.a. brieven, offertes, orderbevestingen, brochures, faxberichten (gebruikt u ze nog?), website(s) en ook e-mails. U bent verplicht een aantal zaken op uw officiële bedrijfscorrespondentie te vermelden. Dus ook in officiële bedrijfse-mails. Uiteraard is ook een factuur officiële bedrijfscorrespondentie, maar zoals uw weet gelden daar aparte regels voor.

Wat moet u zeker vermelden? Een aantal zaken moet u verplicht vermelden. Vermeldt altijd uw handelsnaam en uw Kamer-van-Koophandelnummer. Heeft uw een bv of een nv en wijkt u handelsnaam af van de statutaire naam (de naam in de oprichtingsacte), dan moet u naast de handelsnaam ook de statutaire naam vermelden.

Niet verplicht, maar wel slim. Stuurt u een officiële e-mail naar een (toekomstige) handelsrelatie? Dan is het slim om uw contactgegevens te vermelden. Denk daarbij aan:

• vestigingsadres postcode en plaatsnaam; óf
• correspondentieadres, postcode en plaatsnaam;
• telefoonnummer (faxnummer is niet nodig).

 

Verkoop op afstand? Opgelet. Doet u zaken via internet, telefoon of postorder? Dat noemen we ‘Verkoop op afstand’ en daar gelden aparte regels voor. 

Is elke e-mail officiële correspondentie?

Niet elke e-mail hoeft u als officiële bedrijfscorrespondentie te zien. Hoe vaak stuurt u niet een kort berichtje in de zin van “Prima. Ik ben er om 09.00 uur!” Daar hoeft dan echt niet een hele rambam van gegevens onder.

Wat is commercieel slim?

Commercieel is het slim om uw e-mailondertekening zodanig samen te stellen, dat u optimaal met de (potentiële) klant communiceert. Hoe persoonlijker, hoe beter. Hoe klantgerichter, hoe beter. Vraag u dus af hoe u uw relatie van dienst kan zijn. Een kort checklistje:

□       bedrijfslogo (als dit niet uw handelsnaam bevat, vermeld deze dan apart);

□       uw eigen naam;

□       adresgegevens;

□       (mobiel) telefoonnummer en Skyenummer als dit iets toevoegt;

□       e-mailadres (ook als de klant dit al bij ‘afzender’ kan zien) - maak dit aanklikbaar;

□       websiteadres - maak dit aanklikbaar;

□       uw social media accounts indien van toepassing (LinkedIn, Twitter, Facebook, e.d.).

Tip. Overweeg om onderaan een commerciële boodschap te vermelden. Denk aan uw slogan (bijv. “Top! Communicatie – voor verfrissende marketingideeën”).

Is een disclaimer dan niet nodig?

Vaak staat er lange juridische disclaimers onder een e- mail. Veel voorkomend is de vermelding dat de e-mail vertrouwelijk is, en dat het delen ervan verboden is. Dit heeft echter totaal geen juridische waarde. Dat geldt ook voor het afwijzen van aansprakelijkheid. Wilt u duidelijke afspraken maken over de vertrouwelijkheid van uw e-mails  en over de aansprakelijkheid, leg deze dan vast in een overeenkomst. Hanteer daarom alleen een disclaimer als u denkt dat het u in de praktijk iets oplevert.

Verstuurt u als eenmanszaak een e-mail als officiële bedrijfscorrespondentie? Vermeld dan zeker uw handelsnaam én uw KvK-nummer. Voor de rest vermeld u alleen dat wat u slim vindt om vermelden.

 

 

Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

• Share: